Collaborer à distance made in France !

Collaborer n’est pas inné !

Je viens juste de discuter avec un ami qui m’a fait part de la difficulté de coordonner les travaux d’une équipe distribuée de 20 personnes environ (c’est à dire un groupe de travail dans lequel les 20 participants doivent collaborer à distance) et il me disait qu’il ne sait plus trop comment s’y prendre ……

J’étais l’autre jour dans un événement associatif dans lequel nous nous sommes retrouvés à devoir échanger et dialoguer à 40 ! Le premier constat partagé par l’ensemble des participants à été que nos travaux seraient plus efficaces si nous nous repartissions en sous-groupes ce que nous fûmes incapables de faire. Nous avons donc passé 90 minutes à chercher à nous organiser sans y parvenir !! Puis un des organisateurs a fait tourner une feuille A4 pour que chacun donne son adresse e-mail. Incroyable de penser que ce serait plus facile d’aboutir en engageant la même non-conversation par e-mail à 40 ……

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Équipe virtuelle = défi réel !

Partager un même espace physique avec ses collaborateurs permet des interactions informelles répétées qui ont pour conséquence essentielle de créer un processus d’interdépendance sociale avec un socle de références partagées. C’est ce socle qui est beaucoup plus difficile à construire dans une équipe distribuée. La coordination d’un projet en équipe distribuée nécessite leadership et conduite du changement (au moins au début). Les outils choisis et déployés doivent être assimilés et venir enrichir l’écosystème virtuel personnel de chacun des membres de l’équipe projet.

Soyons honnêtes, il s’agit bien souvent de faire rompre avec des habitudes solidement ancrées (comme travailler par email avec des documents fermés en PJ par exemple) pour développer de nouveaux réflexes pour que chaque tâche effectuée déclenche une chaîne d’informations vers les autres. Il faut donc que la démarche soit portée par une personne garante des principes de base et du recours systématique aux outils déployés (leadership) et de la pédagogie (conduite du changement) pour emporter l’adhésion et l’implication de tous.

TC88

Les outils et la technologie ne sont jamais la stratégie
 

Une plateforme de travail collaboratif est selon Wikipedia « un espace de travail virtuel. Un outil, parfois sous la forme d’un site internet, qui centralise tous les outils liés à la conduite d’un projet, la gestion des connaissances ou au fonctionnement d’une organisation et les met à disposition des acteurs ». La première plateforme collaborative que j’ai utilisée fut Basecamp, créée en 2004 par Jason Fried et David Heinemeir Hansson, fondateurs de 37signals.

Pour la première fois, nous avons pu travailler avec mon équipe en mode projet et arrêter de faire de l’email la clé de voute de notre façon de travailler. Enfin, un outil d’autonomie et de proactivité… Fini la mauvaise version du document en PJ et fini les excuses telles que « je n’étais pas au courant » ou « je n’étais pas en copie ». Cette approche nécessite cependant la responsabilité et l’engagement de chaque collaborateur : « je mets à disposition les informations importantes dont je dispose, j’alimente les fils de discussion et permet ainsi à mes collègues de s’informer quand ils le souhaitent et pas quand je l’ai décidé ». Tous les documents et informations relatives au projet sont accessibles en un ou deux clics et d’importants gains de productivité sont possibles.

Travailler en mode collaboratif avec Azendoo

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J’utilise depuis l’été dernier l’application Azendoo pour gérer mes projets professionnels et mon flux de travail. Tout comme Basecamp, Azendoo permet de travailler de façon collaborative sur Web et mobile, de centraliser les sujets et de suivre leur progression en évitant d’être surchargés d’emails, puisque tous les membres d’une équipe ont accès au même espace de discussion.

L’application me propose plusieurs espaces de travail selon mes différents projets. Sur chaque espace, je peux suivre l’avancement de chaque sujet, la planification des étapes à remplir et leur accomplissement, ainsi que les points de blocage qui nécessitent une discussion ou une validation.

Azendoo me permet également d’analyser la progression du travail sans perturber mes collaborateurs, en me connectant le soir après la journée de travail pour avoir un aperçu des dernières avancées, et via un système de notifications bien pensé me fournissant en temps réel les informations dont j’ai besoin, comme l’attribution d’une tâche par l’un de mes collaborateurs à moi-même, ou son besoin d’obtenir rapidement ma réponse sur un point précis.

Avant de vous donner plus de détails sur le fonctionnement de l’application, voici une interview de son Président et co-fondateur, Benoit Droulin, qui répond à quelques questions sur l’histoire du projet, les raisons pour lesquelles utiliser Azendoo et les prochaines étapes de son développement.

Maintenant que vous connaissez la personne derrière le projet, vous avez sans doute envie d’en savoir plus sur ce qu’Azendoo vous permet de faire.

De manière très concrète, chaque personne membre d’un espace de travail sur Azendoo peut y organiser des sous-sujets, gérer et planifier ses tâches, créer et répondre à des discussions, partager des documents en connectant directement des applications comme Google Drive ou Evernote. Il est ainsi possible de travailler seul ou en équipe à partir de 2 personnes et pour moi sans limite maximum.

Je peux inviter les personnes que je souhaite à participer à un projet et à interagir avec moi-même ou l’équipe chargée de son développement. Il m’est donc possible de travailler sur Azendoo avec mes collaborateurs directs comme avec des intervenants ponctuels et externes à l’entreprise sur certains sujets.

Grâce à un fonctionnement très simple, la prise en main est rapide et les réflexes viennent vite. Créer une tâche, la planifier, la répéter dans le temps, lui ajouter des sous-tâches et des messages en quelques clics… L’expérience utilisateur a été bien pensée, et la plateforme est agréable à utiliser.

Je vous propose maintenant d’entrer dans l’application, et de visionner un tutoriel vidéo réalisé dans l’objectif de vous accompagner dans votre découverte concrète de ses fonctionnalités, et peut-être dans votre première utilisation.

La startup bordelaise, qui vient d’annoncer la sortie d’un grand nombre de nouvelles fonctionnalités (dont le redesign complet de son système de tâches), compte plus de 300.000 utilisateurs dans 160 pays.

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