Comment augmenter sa productivité personnelle ?

Je suis intervenu le 11 Avril dernier sur l’efficacité personnelle lors des premières rencontres nationales des lauréats de l’innovation devant 40 dirigeants de start-up. Initialement, le contenu de mon intervention devait porter sur l’e-réputation, mais le matin en consultant Frenchweb je tombe sur un article intitulé « 3 heures et 18 minutes : le temps qu’il manque chaque jour aux dirigeants pour gérer leur entreprise ». J’ai donc décidé d’intervenir plutôt sur l’efficacité personnelle 2.0, une thématique sur laquelle je travaille régulièrement et sur laquelle j’étais déjà intervenu au Grand Ramdam, à Pau en Juillet dernier :

« Depuis toujours, je suis passionné par le futur. Déjà tout petit, avant de m’endormir je parcourais mentalement l’univers et j’avais du mal à admettre qu’il était infini. J’avançais, j’avançais et rien n’y faisait.

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Le futur… l’an 2000… qu’allait-il nous arriver ? Rien de très bon dans mes lectures et on risquait même finir comme animal de compagnie de Cornelius et Zira.

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Heureusement rien de tout cela n’est arrivé et j’ai continué à grandir dans le mythe de l’an 2000. On allait se déplacer dans des voitures volantes et pouvoir enfin se téléporter comme le capitaine Kirk et Monsieur Spock, mes héros d’enfance.

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Rien de tout cela n’est arrivé et au lieu de ça j’ai été englouti par la déferlante numérique. Je souffre de pathologies multiples :  je suis nomophobe, c’est à dire paniqué à l’idée de perdre ou d’oublier mon portable l’espace d’une journée. Je suis devenu infobèse, c’est à dire surchargé mentalement par l’abondance des informations et des contenus. Mais ce n’est pas tout, je souffre aussi de synchronie, c’est à dire que je me sens oppressé face à la simultanéité des faits et des événements puisque le temps réel est devenu la norme.

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Si comme moi, vous vous êtes déjà posé une des questions suivantes : Vous êtes débordé ? Les informations vous submergent ? Vous n’avez plus le temps de lire vos mails ? Encore moins d’assurer un suivi correct de tous vos projets ? Vous accumulez le courrier en retard ? Votre vie privée rétrécit chaque jour un peu plus ? Votre to do list s’agrandit de jour en jour ? je vous conseille de lire les lignes qui suivent…

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Avec les smartphones et le travail en mobilité, le monde du travail envahit de plus en plus la vie privée. Seuls 30% des cadres déclarent trouver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Nous ne sommes pas obligés de subir et de vivre comme cela.

1. Maitriser son flux de travail

La première chose importante c’est de prendre conscience qu’il est impossible de gérer son temps, on peut juste gérer ses actions. Pour être efficace, il faut avoir l’esprit clair et le désencombrer de toutes les pensées parasites car notre cerveau veille pour nous, même quand nous dormons. Si par exemple vous devez prendre un avion tôt le matin, votre cerveau vous informera toute la nuit qu’il est important de ne pas oublier de vous réveiller et vous passerez une mauvaise nuit.

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Si vous avez mis en place un dispositif efficace pour vous réveiller, vous passerez une très bonne nuit. Votre cerveau fait exactement la même chose avec votre travail sans aucune gestion des priorités et sans la conscience du moment propice pour le faire. Il suffit donc de mettre en place un dispositif efficace pour ne rien oublier. Si vous placez chaque jour dans votre to do list toutes les choses qui vous occupent l’esprit vous allez décharger votre cerveau de l’obligation d’y penser.

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Faîtes tout de suite ce qui prend moins de 3 minutes et organisez les actions plus longues à mener. Mais attention les actions ne sont pas à mener dans n’importe quel ordre elles n’ont pas non plus la même valeur pour votre projet.

2. Donner la priorité à ce qui est important

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La plupart des gens subissent leur travail. Tout est urgent, les journées filent et on se dit : je n’ai pas arrêté une minute et je n’ai rien fait de ce que je devais faire. Les personnes qui passent leur vie professionnelle dans l’urgence vivent dans la douleur et le stress permanent. Mais souffrir au travail n’est pas une obligation !

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On peut choisir de travailler plus en amont et de mieux planifier ses tâches en donnant la priorité à ce qui est important. Le plus dur c’est de tenir les bonnes résolutions et de ne pas se faire déborder par l’imprévu et l’interruption.

3. Planifier ses propres plages de productivité

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Imaginons une chute de ski avec une torsion et une lésion du genou. De ce fait, il va falloir consulter un spécialiste du genou avec lequel nous aurons rendez-vous dans 4 mois et 3 jours à 15h30 précises. Nous devrons être dans le cabinet de ce spécialiste à la date et l’heure exacte sinon il faudra attendre 5 mois de plus pour un nouveau RV. Ma question : serez-vous dans son cabinet à l’heure exacte ? malgré les urgences, l’imprévu, l’interruption ? Alors si vous pouvez le faire pour votre le genou, s’il vous plait, faîtes le tout autant pour votre travail. Pour devenir plus productif et moins stressé, il suffit de traiter vos tâches importante de cette façon, comme des RV à ne pas manquer.

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En réservant des créneaux dans votre agenda pendant lesquels vous allez refuser d’être interrompus, de consulter votre messagerie, de répondre à un appel téléphonique, etc… Ah… on se sent mieux non ?

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4. Gérer ses emails autrement

Oui… mais nous avons encore un très gros problème. L’e-mail est devenu le diable absolu, le fléau du 21ème siècle. Le temps consacré à trier, à répondre ou à supprimer les courriers électroniques n’a cessé de croître ces dernières années.

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Je vous en supplie, arrêtez de répondre à vos emails, arrêtez d’en écrire, fermez-votre logiciel de messagerie, ne le laissez plus rythmer votre journée. Certains d’entre nous sont devenus complètement accros, ils guettent l’email qui va pouvoir enfin les interrompre et faire exploser leur planning… Ils appuient sur le bouton “relever”… Certains autres vont même jusqu’à s’envoyer des emails à eux même. Je vous promet, c’est très grave 🙂

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Ne vous laissez pas guider par les autres. Rien de ce qui arrive dans votre boite mail n’est critique au point de ne pouvoir attendre quelques heures. Il existe, si besoin est, tout un tas d’autres moyens de vous faire parvenir une information. Le reste peut attendre, et vous allez voir, c’est merveilleux de pouvoir ainsi redéfinir ses priorités au lieu de laisser notre boîte mail le faire pour nous.

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Lisez et supprimez tout ce qui peut l’être immédiatement. Le traitement de vos emails c’est 15 minutes le matin et 15 minutes l’après-midi, une nouvelle vie …. Beaucoup d’entre vous pensent que c’est impossible et ils se trompent !

Je vous demande une faveur, pour vous même, quand vous irez au bureau, s’il vous plait, planifiez vos tâches les plus importantes comme un RV avec le spécialiste du genou et ne laissez rien ni personne vous voler ce RV avec vous-même.

Bienvenue à l’ère de l’efficacité personnelle 2.0 !

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