Getting Things Done

Au-delà des personnes qui travaillent chaque jour sur mes projets (je salue au passage chaleureusement Julie et Anne), j’attache une importance toute particulière à faire de mes bureaux un lieu ouvert. Ainsi, nous avons le plaisir de côtoyer quasi-quotidiennement Alice, qui vient d’arriver â Bordeaux et qui recherche un poste en marketing et communication, Fred, un jeune homme talentueux qui développe l’un des meilleurs labels de musique de la ville ou encore Estelle, qui travaille dans l’événementiel et se forme au marketing digital.

Cette philosophie du bureau ouvert, très proche des valeurs du coworking, revêt plusieurs avantages très importants à mes yeux : donner et transmettre, tester et confronter ses idées, partager des retours d’expériences, créer une dynamique collective qui dépasse nos seuls projets et préoccupations,… Lorsque nous avons débriefé ses premiers jours parmi nous, Estelle me faisait remarquer que nous travaillions très vite et de façon très productive. Je lui indiquais alors que le mérite en revenait exclusivement à David Allen.

David Allen est l’auteur de Getting Things Done, un best seller mondial sur la productivité sans le stress ! Promesse énorme, tout à fait le genre de bouquin dont j’aurais tendance à me méfier. Et pourtant la méthode que ce livre recèle a changé notre quotidien et a décuplé nos forces.

« Travailler sereinement, en faire plus sans multiplier vos efforts : tel est l’objectif des conseils et de stratégies que je présente dans ce livre… »

Gérer une charge de travail énorme sans stress et en profitant de chaque instant de sa vie devient possible si on réussit à s’approprier cette méthode et à l’intégrer à son quotidien. Dès lors de nouveaux réflexes soulageants volent instantanément à votre secours.

Vider son esprit : le premier comportement fondamental est de stocker la liste de ses engagements autre part que dans sa tête pour éviter de se sentir préoccupé par la crainte d’oublier de faire telle ou telle chose. Je propose à mes collaborateurs d’effectuer ce travail en temps réel et de façon collaborative. Nous consignons donc collectivement la liste de nos tâches dans un système externe.

Clarifier ses engagements : lister avec méthode tout ce qu’il y a à faire ne garantie en rien la productivité. L’essentiel est de se poser LA bonne question : À quel résultat je souhaite arriver ? Le simple fait de se poser systématiquement cette question permet d’identifier la ou les quelques étapes pour arriver au résultat.. Une fois ces étapes consignées, attribuées à la bonne personne et planifiées dans le temps, le sujet est traité. Il s’agit juste de passer à l’action à la date indiquée (et oui il faut tout de même travailler) mais ce sujet ne nous préoccupe plus.

Produire les résultats : une fois que les résultats à produire et les étapes pour y parvenir sont identifiées, il ne reste qu’à agir. Le déroulement de chaque projet est minutieusement anticipé et prévu. Je réajuste les timings de chaque task en fonction des priorités et de la quantité d’énergies disponibles au sein de l’équipe.

David Allen séquence ce processus en 5 étapes ( la collecte, le traitement, l’organisation, l’examen et l’action ) qu’il s’applique à décrire, expliciter et transmettre tout au long de son livre. Il propose un modèle concret et opérationnel de gestion du flux de travail.

« Vous n’avez pas à acquérir de nouvelles aptitudes pour accroître votre productivité. Il vous faut juste comprendre où et comment les exercer. »

La méthode GTD est aussi une façon de penser. Assimilée puis adaptée à ses propres vision et façon d’être, elle est une colonne vertébrale efficace pour imaginer et mettre en oeuvre sa propre méthodologie pour démultiplier son efficacité sans s’épuiser.

J’ai organisé le quotidien et le travail de notre équipe autour de Getting Things Done en lui adjoignant les outils développés par 37signals (Highrise et Basecamp) et en donnant à l’email une place peu importante dans le flux de travail.

Voici un document, présenté lors d’un workshop Teamworking 2.0, dans lequel je décris la façon dont mon équipe et moi nous sommes approprié la méthode GTD.

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